Gestión por Procesos

Un proceso es una secuencia de acciones que se llevan a cabo para lograr un fin determinado. Se trata de un concepto aplicable a muchos ámbitos, a las organizaciones, a la química, a la informática, a la medicina, a la biología.

También existen aquellos procesos naturales que se componen por fenómenos sucesivos donde no interviene la mano del ser humano. Por ejemplo, cuando el agua del mar se condensa, convirtiéndose en nubes que luego llegarán a provocar lluvias.

En la microeconomía, o en el ámbito empresarial, se puede hacer referencia al proceso productivo por el cual la materias primas se transforman en bienes intermedios o en productos finales.

Asimismo, la cadena de suministro es un proceso, que abarca desde que la compañía se provee de insumos hasta que logra llegar la mercancía hasta el consumidor. Esto, no sin antes quizás haber pasado por un mayorista y/o por un minorista.

Otra aplicación del término proceso se da en el área de recursos humanos, en los procesos de selección de personal. Estos pueden partir desde una convocatoria (masiva o interna) para ocupar un determinado puesto de trabajo, y hasta llegar a la contratación de la persona considerada idónea.

En el ámbito macroeconómico se puede hablar de proceso de inflación cuando se observa una tendencia al alza en los precios. Igualmente, nos podemos referir al ciclo económico como un proceso con periodos de recesión y periodos de  expansión del producto interior bruto (PIB).

Otros ejemplos de procesos son:

Procesos judiciales: Es el conjunto de actuaciones que se llevan a cabo frente a la autoridad judicial para resolver un caso (por ejemplo, una demanda por el incumplimiento de un contrato) y llevar a cabo el mandato de la ley (mediante una sanción que puede ser una multa o la pena de cárcel).

Procesos biológicos: Son los procesos por los que pasan los seres vivos donde intervienen reacciones químicas. Ejemplo: La reproducción y transmisión de un virus.

Procesos informáticos: Se trata de la puesta en marcha de un programa, por el cual un microprocesador lleva a cabo unas determinadas instrucciones para llegar a un estado final. Si abrimos en nuestro ordenador o laptop el administrador de tareas podemos observar todos los procesos que están en desarrollo.

Proceso electoral: En el ámbito político, este es el proceso por el cual se desarrollan elecciones en un país, ya sean generales o locales. Este suele comenzar meses antes del día de la votación cuando los partidos políticos empiezan a desplegar su campaña.

La figura siguiente proporciona una representación esquemática de cualquier proceso y muestra la interacción de sus elementos. Los puntos de control del seguimiento y la medición, que son necesarios para el control, son específicos para cada proceso y variarán dependiendo de los riesgos relaciona

Observe los (8 ocho) elementos que conforman un proceso:

• (1) Entradas = recursos para hacer el proceso
• (2) Actividades: lo que se hace con los recursos. Una \”transformación\” de algo que entró en algo que sale.
• (3) Salidas: siempre la salida de un proceso es un \”producto\”. 

Las entradas tienen un origen, una (4) \”fuente de entrada\” 

Las salidas van para \”alguien\”. Se entregan a \”alguien\”. Se entregan a  los (5) receptores de salidas

Las actividades tienen un (6) punto de inicio y un (7) punto final

Y en cualquiera de esas partes del proceso se deben hacer (8) \”controles\”.

La ejecución del proceso

¿Cómo se lleva a cabo un proceso? 

1. Se determinan las entradas y salidas
2. Se determina la secuencia de las actividades que se van a realizar. 
3. Se establecen los \”procedimientos\” para las actividades que se van a realizar. Básicamente es una tabla en la que se especifica quién hace qué, cuándo, cómo, dónde, con qué y cómo se va a controlar el desarrollo del proceso, es decir,  se determinan los criterios y métodos que se van a seguir para controlar el proceso
4. Se determinan los recursos necesarios.
5. Se asignan las responsabilidades y autoridades .
6. Determinar los riesgos y oportunidades que tiene el proceso
7. Evaluar e implementar los cambios necesarios para mejorar el proceso 
8. Mejora continua, según los cambios que vaya solicitando el entorno, partes interesadas etc.

Los procesos se interrelacionan, en la organización, formando un sistema. 

Por ejemplo, el sistema de información el cual se forma con diversos procesos de captura, almacenamiento, distribución de la información. 

El sistema de operaciones. El sistema de abastecimiento etc son interrelaciones de procesos que tienen un objetivo común.

La comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados previstos.

Este enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que se pueda mejorar el desempeño global de la organización.

El enfoque a procesos implica la definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones, con el fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política de la calidad y la dirección estratégica de la organización.

https://youtu.be/B1uynyY0rPc